Untuk menjaga kelancaran proses pembayaran dan akurasi administrasi keuangan perusahaan, seluruh vendor mitra diwajibkan untuk mematuhi prosedur penagihan yang berlaku. Ketidakteraturan dokumen dapat menyebabkan penolakan dokumen atau penundaan proses pembayaran.
A. Kelengkapan Dokumen Penagihan
Setiap berkas penagihan yang diserahkan harus disusun secara rapi dengan urutan sebagai berikut:
-
Surat Permohonan Pembayaran: Surat resmi dari vendor yang menyatakan permohonan pelunasan atas pekerjaan/barang tertentu.
-
Kwitansi: Harus asli, mencantumkan nomor invoice, dan wajib bermeterai 10.000 jika nilai transaksi sama dengan/di atas Rp 5.000.000,-.
-
Faktur Penjualan / Invoice: Wajib mencantumkan stempel tanggal barang diterima oleh bagian Logistik.
-
Surat Jalan / Delivery Order (DO): Wajib mencantumkan stempel tanggal barang diterima oleh bagian Logistik sebagai bukti serah terima yang sah.
-
PO (Purchase Order) Asli: Harus lengkap dengan tanda tangan, wajib meterai 10.000, dan stempel perusahaan.
- MRS (Material Received Sheet): Harus lengkap dengan tanda tangan.
-
Faktur Pajak (Rangkap 2): Tanggal pada Faktur Pajak tidak diperbolehkan mendahului tanggal barang diterima (stempel received).
B. FAQ: Ketentuan Tanggal & Administrasi Pajak
Pertanyaan: Bagaimana jika vendor menerbitkan Invoice dan Faktur Pajak pada tanggal 1, namun barang baru dikirim dan sampai di lokasi (logistik) pada tanggal 5?
Jawaban & Ketentuan: Dalam kondisi ini, pengakuan barang diterima (Stempel Received & MRS) harus tetap dicatatkan pada tanggal 5 (sesuai fakta fisik barang sampai di gudang).
Dilarang untuk: mengganti atau memundurkan (backdate) tanggal barang diterima menjadi tanggal 1 hanya agar sesuai dengan dokumen vendor. Tanggal stempel dan input sistem wajib mencerminkan waktu aktual barang tiba.
Konsekuensi bagi Vendor: Apabila terdapat perbedaan tanggal tersebut, maka:
-
Dokumen akan ditolak saat proses tukar faktur.
-
Vendor wajib merevisi tanggal Faktur Pajak agar sesuai dengan tanggal aktual penerimaan barang (tanggal 5) atau diterbitkan setelah tanggal 5.
-
Dokumen hanya akan diproses setelah tanggal Faktur Pajak diperbaiki dan tidak mendahului tanggal penerimaan barang.
Dasar Aturan: Sesuai dengan Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-03/PJ/2022, Faktur Pajak wajib dibuat pada saat penyerahan Barang Kena Pajak (BKP).
Mengapa FP tidak boleh mendahului tanggal penyerahan/penerimaan barang?
Secara eksplisit, Pasal 3 ayat (2) mengatur bahwa Faktur Pajak harus dibuat pada:
- Saat penyerahan BKP/JKP (dalam kasus diatas: tanggal 5).
- Saat penerimaan pembayaran (jika pembayaran diterima sebelum barang diserahkan)
Peraturan DJP No PER-03/PJ/2022
C. Alur Serah Terima (Logistik)
-
Verifikasi Fisik: Tim Logistik menerima barang dan memeriksa kecocokan dengan Surat Jalan.
-
Stempel Received: Tim Logistik memberikan stempel tanggal penerimaan pada Surat Jalan dan Invoice sesuai tanggal hari itu juga. Manipulasi tanggal pada stempel ini adalah pelanggaran prosedur.
-
Pembuatan MRS: Sistem akan mencatat MRS sesuai tanggal aktual barang masuk ke gudang/lokasi.
